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Titolo
Text copied to clipboard!Responsabile dei Documenti
Descrizione
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Siamo alla ricerca di un Responsabile dei Documenti altamente organizzato e attento ai dettagli per gestire e supervisionare la documentazione aziendale. Il candidato ideale sarà responsabile della creazione, archiviazione, gestione e protezione di tutti i documenti aziendali, garantendo la conformità alle normative vigenti e alle politiche interne. Il Responsabile dei Documenti dovrà collaborare con diversi reparti per assicurare che le informazioni siano facilmente accessibili, aggiornate e protette da accessi non autorizzati.
Le principali attività includono la digitalizzazione dei documenti cartacei, la gestione degli archivi elettronici, la definizione di procedure per la conservazione e la distruzione sicura dei documenti, nonché la formazione del personale sulle migliori pratiche di gestione documentale. Sarà inoltre responsabile dell’implementazione di sistemi di gestione documentale (DMS) e della risoluzione di eventuali problematiche legate alla sicurezza e all’integrità dei dati.
Il Responsabile dei Documenti dovrà monitorare costantemente le normative in materia di privacy e protezione dei dati, aggiornando le procedure interne in base alle nuove leggi e regolamenti. La posizione richiede eccellenti capacità organizzative, attenzione ai dettagli, competenze informatiche avanzate e una forte attitudine al problem solving.
Offriamo un ambiente di lavoro dinamico, opportunità di crescita professionale e la possibilità di contribuire attivamente all’efficienza e alla sicurezza delle informazioni aziendali. Se sei una persona precisa, affidabile e appassionata di gestione documentale, ti invitiamo a candidarti per questa posizione fondamentale all’interno della nostra organizzazione.
Responsabilità
Text copied to clipboard!- Gestire e organizzare l’archivio documentale aziendale
- Supervisionare la digitalizzazione e l’archiviazione elettronica dei documenti
- Garantire la conformità alle normative sulla privacy e protezione dei dati
- Definire e aggiornare le procedure di gestione documentale
- Formare il personale sulle best practice di gestione documentale
- Implementare e mantenere sistemi di gestione documentale (DMS)
- Monitorare la sicurezza e l’integrità dei dati archiviati
- Collaborare con altri reparti per la gestione delle informazioni
- Gestire la distruzione sicura dei documenti obsoleti
- Preparare report periodici sulla gestione documentale
Requisiti
Text copied to clipboard!- Diploma o laurea in discipline amministrative o affini
- Esperienza pregressa nella gestione documentale
- Ottima conoscenza dei principali sistemi informatici e DMS
- Conoscenza delle normative sulla privacy (es. GDPR)
- Capacità organizzative e attenzione ai dettagli
- Ottime doti comunicative e relazionali
- Problem solving e gestione delle priorità
- Affidabilità e riservatezza
- Capacità di lavorare in team
- Flessibilità e adattabilità ai cambiamenti
Domande potenziali per l'intervista
Text copied to clipboard!- Qual è la tua esperienza nella gestione documentale?
- Hai mai implementato un sistema di gestione documentale?
- Come garantisci la sicurezza dei dati sensibili?
- Conosci le normative sulla privacy applicabili?
- Come gestisci la formazione del personale su nuove procedure?
- Hai esperienza nella digitalizzazione di archivi cartacei?
- Come affronti eventuali problemi di accesso ai documenti?
- Quali strumenti informatici utilizzi per la gestione documentale?
- Come ti assicuri che i documenti siano sempre aggiornati?
- Hai mai gestito audit documentali?
